KONSEP DASAR PERENCANAAN

 Segala puji bagi Allah swt yang telah memberikan kesempatan, kesehatan, serta kenikmatan yang berlimpah ruah sehingga kami bisa melanjutkan kuliah di Pesantren Al-Esa’f dengan baik. Salah satu mata kuliah kami ikuti adalah manajemen yang diampu oleh ustad Catur Sugiyarto, S.E. dengan buku panduan manajemen edisi 8 yang dikarang oleh Steven P. Robbins dan Mary Coulter. Di dalam setiap mata kuliah manajemen, kami dituntut untuk membaca buku dengan mengumpulkan sebuah makalah yang berisi bahan materi kuliah dalam setiap pertemuan. Dalam penyusunan makalah kali ini judul yang kami sajikan adalah “KONSEP DASAR PERENCANAAN”. Judul ini akan membahas mengenai konsep dasar perencanaan yang mana perencanaan merupakan salah satu komponen dari manajemen. Apabila sebuah perencanaan tidak ada otomatis sebuah perusahaan tidak akan berjalan karena tanpa perencanaan tidak akan ada sebuah pengorganisasian. Oleh sebab itu konsep dasar sebuah perencanaan harus direncanakan sebaik mungkin sehingga mampu mewujudkan apa yang dicita-citakan (goal setting). Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada bab II bagian isi.

KONSEP DASAR PERENCANAAN

Fungsi-fungsi manajemen

Konsep manajemen meliputi sekurang-kurangnya 4 (empat) fungsi, yaitu : fungsi Perencanaan (Planning), fungsi Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Leading) dan Pengendalian (Controlling).

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penggerakkan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)

v  Perencanaan (Planning)

Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.  Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang  bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
a.Tindakan apa yang harus dikerjakan           (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan     (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan                (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya                           (HOW)
Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.

1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

1. Kemampuan
2. Kondisi dan situasi
3. Tanggung jawab
4. Kerjasama

1.1.   Kemampuan
Perencanaan  harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan.

1.2.   KondisidanSituasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam  hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.

1.3.   TanggungJawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.

1.4.   Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

1. 2.          Sifat Perencanaan

Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:
Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.
Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Di samping itu rencana harus dibuat  secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

1. Tingkatan manajemen
2. Jangka waktu
3. Daerah berlakunya
4. Materi perencanaan

3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi.  Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak.

3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.

3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat  rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan.

3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:

3.2.1. Perencanaan jangka pendek,  yang biasanya berlaku dalam satu, dua,  tiga, empat, dan lima tahun.
3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.

3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.

 Dari wacana di atas dapat disimpulkan bahwa  dalam
peluang bisnis mendorong lahirnya pebisnis baru, sehingga tingkat persaingan semakin ketat. Persaingan yang ketat menuntut perusahaan untuk mampu menjalankan perusahaannya secara efektif, efisien dan produktif. Pengelolaan sumberdaya perusahaan secara moderen harus berlandaskan konsep manajemen.

Konsep manajemen meliputi sekurang-kurangnya 4 (empat) fungsi, yaitu : fungsi Perencanaan (Planning), fungsi Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Leading) dan Pengendalian (Controlling).

Perencanaan merupakan awal kegiatan manajemen dengan mempersiapkan segala hal yang terkait dengan perusahaan dan dilanjutkan mengorganisir karyawan dan sumber daya lain melalui cara yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Selanjutnya demi kelancaran pelaksanaan kegiatan perusahaan maka perlu pengarahan serta pengendalian.

Pengertian Perencanaan

Perencanaan ialah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu priode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Beberapa ahli memberikan pengertian perencanaan.  Menurut Bintoro Tjokroaminoto, perencanaan ialah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistimatis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sebagian memberikan pengertian perencanaan  sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan dikerjakan di masa datang dalam rangka mencapai tujan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sedangkan Handoko berpendapat perencanaan meliputi 1) pemiliahan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi, 2) penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Perencanaan pada hakekatnya adalah proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif (pilihan) mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang guna mencapai tujuan yang dikehendaki serta pemantauan dan penilaiannya atas hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistimatis dan berkesinambungan.

Proses ialah hubungan tiga kegiatan yang berurutan, yaitu menilai situasi dan kondisi saat ini, merumuskan dan menciptakan situasi dan kondisi yang diinginkan (yang akan datang), dan menentukan apa saja yang diperlukan untuk mencapai keadaan yang diinginkan.

Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang disebut perencanaan ialah kegiatan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Dari definisi ini perencanaan mengandung unsur-unsur sbb:

1). Sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya.

2). Adanya proses

3). Hasil yang ingin dicapai

4). Menyangkut masa depan dalam waktu tertentu.

II. Tujuan Perencanaan

1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaan.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahaui siapa yang terlibat (struktur organisasinya) baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Memimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan beberapa  subkegiatan
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

III. Manfaat Perencanaan

Adapun manfaat dari perencanaan yaitu:

1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan sebagai alternatif terbaik.
3. Penyusunan skala prioritas , baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.
5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
6. Alat memudahakan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.
7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

IV. Proses Perencanaan

Proses perencanaan menurut Banghart & Trull melalui tahapan sebagai berikut :

1. Pendahuluan
2. Mengidentifikasi permasalahan pendidikan
3. Analisis area masalah perencanaan
4. Penyusunan konsep dan rencana
5. Mengevaluasi rencana
6. Menentukan rencana
7. Penerapan rencana
8. Rencana unpan balik

V.  Prinsip Perencanaan Yang Baik

1. Keadaan sekarang
2. Keberhasilan dan factor-faktor kritis keberhasilan
3. Kegagalan masa lampau
4. Potensi, tantangan dan kendala yang ada.
5. Kemampuan merubah kelemahan menjadi kekuatan dan ancaman menjadi peluang analisis.
6. Mengikutsertakan pihak-pihak terkait.
7. Memerhatikan komitmen dan mengkoordinasikan pihak-pihak terkait
8. Mempertimbangakan efektifitas dan efisiensi, demokratis, transparan, realistis, legalistis dan praktis.
9. Jika mungkin, menguji cobakan kelayakan perencanaan.